سكرتيرة تنفيذية

• تنظيم مواعيد مقابلات واجتماعات المدير العام مع المدراء أو الموظفين أو الضيوف من خارج الشركة

• استقبال المراسلات الواردة إلى مكتب المدير العام من إدارات الشركة المختلفة أو من خارجها و وتسجيلها في سجل خاص وتنسيقها ومن ثم عرضها على المدير العام.

• بعد أن يتم الشرح على المراسلات الواردة أو اعتمادها من المدير العام يتم تسجيل تعليمات أو شرح المدير العام في سجل الخطابات الواردة (وذلك في ملف خاص في الحاسب الآلي)و كما يتم الاحتفاظ بنسخة عن المراسلات (عن طريق عمل مسح ضوئي لها) في ملفات معدة خصيصا لكل إدارة أو حسب الموضوع لسهولة متابعة تنفيذ التعليمات الصادرة بشأنها والرجوع إليها عند الحاجة فيما بعد.

• تنظيم وترتيب ملفات حفظ المراسلات (Box Files) لحفظ المراسلات والمستندات الورقية المطلوب حفظها، ويتم تنظيمها وترتيبها حسب الاعوام وتجدد سنوياً، ويتم نقل الملفات القديمة الى مستودع الأرشيف لحفظها. ويتم إعداد قوائم بالملفات المنقولة إلى الأرشيف للرجوع إليها اذا تطلب الأمر ذلك.

• إعداد المراسلات الصادرة (خطابات- قرارات- تعاميم) والرد على الخطبات الواردة (بالبريد العادي او الألكتروني) باللغتين العربية والانجليزية وحسب توجيهات أو تعليمات المدير العام.

• إعداد جداول الأعمال للاجتماعات وتحضير ملفات إجتماعات المدير العام واجتماعات مجلس المديرين وطباعة المحاضر والقرارات التي تصدر عن المجلس وجداول المتابعة.

• تنسيق وتحديث المعلومات وأرقام الهواتف والعناوين والخدمات الخاصة بالعمل والأشخاص الذين يتطلب العمل الاتصال بهم بصورة دائمة.

• ترتيب حجوزات السفر والفنادق والتذاكر والمتابعة مع مكتب الحجز لإصدار التذاكر وتأكيد الحجز والتنسيق مع الجهات أو الأشخاص الذين سيتم الاجتماع معهم.

• الاحتفاظ بصور أصول محاضر الإجتماعات وصور القرارات والتعاميم الصادرة عن مجلس الإدارة, وكذلك قوائم الأسعار والدراسات.

• حفظ نسخة من الوثائق والمستندات والمراسلات الخاصة بالمدير العام في ملف خاص به.

• الإشراف على العاملين (المساعد الإداري والمراسل) في مكتب الخدمات الإدارية والأرشيف, وتوجيههم ومتابعة قيامهم بالمهام الموكلة إليهم.

• إستقبال المكالمات الواردة المدير العام والرد عليها وإبلاغ المدير العام بها عند حضوره.

• المحافظة على العهد وإتباع القوانين الخاصة بها في الشركة.

• إتباع الأنظمة واللوائح والإجراءات المتبعة في الشركة والحرص على تطبيقها.

• الحفاظ على قوانين سرية المعلومات المتبعة في الشركة.

• اعتماد طلبات المواد ومستلزمات المكتب والعمل على توفير كافة الاحتياجات والتأكد من جاهزية الآلات والأجهزة (الحواسيب الآلية - الطابعات - أجهزة الفاكس- أجهزة الماسح الضوئي.

• طلب المكالمات وتجهيز الإتصالات المدير العام.

• إرسال خطابات التهنئة بالمناسبات والرد على الخطابات الواردة في الأعياد.

• التنسيق بخصوص حضور المعارض والمؤتمرات والندوات وإعداد المراسلات وتعبئة الاستمارات اللازمة.

• تقديم الخدمات للإدارات والمدراء في الشركة ومساعدتهم في القيام ببعض الأعمال التي يطلبونها (تصوير - مسح ضوئي للمستندات - طباعة - إعداد ملفات) وغير ذلك.

تفاصيل الوظيفة

2014-02-26	تاريخ الإعلان عنها:
جدة, المملكة العربية السعودية	منطقة الوظيفة:
الموارد البشريّة	الدور الوظيفي:
شركة توزيع سلع إستهلاكية	قطاع الشركة:

المرشح المفضل

متوسط الخبرة	المستوى المهني:
المملكة العربية السعودية	الجنسية:
بكالوريوس/ دبلوم عالي	الشهادة:

تقدم الآن - وظائف في السعودية - وظائف في جدة, المملكة العربية السعودية - وظائف في الرياض, المملكة العربية السعودية - وظائف الموارد البشريّة في السعودية - بحث عن جميع الوظائف

http://ift.tt/1eiZNQT